El propósito de la Contabilidad es aportar la información necesaria para que usted tome las decisiones correctas. Si es usted propietario de un negocio, la función de su contador es aportarle la información que necesita para hacerlo funcionar tan eficientemente como sea posible, logrando de forma simultánea la maximización de los beneficios y manteniendo costes bajos.
CONSEJO RÁPIDO
| Cómo elegir a un Contable (Contador). Contratar a un buen contable, que sea un profesional ético, puede ser un factor crítico para el éxito de su empresa. Si debe contratar uno, reúnase con varios candidatos antes de llegar a una decisión final, de forma que usted conozca cuáles son sus opciones y seleccione a un contable cuya experiencia y estilo de trabajo se acomode a sus necesidades y a las de su negocio. |
La Contabilidad desempeña un rol central en negocios de cualquier tamaño; sea un negocio individual o una sociedad multinacional o el mismo gobierno. Todos usan los mismos principios contables básicos.
La Contabilidad es el lenguaje de los negocios. Es el proceso de registro, clasificación y síntesis de los acontecimientos económicos, presentados luego por medio de ciertos documentos denominados estados financieros o contables.
Esta ciencia tiene normas y reglas propias. Para que usted pueda entender cómo interpretar y utilizar la información que la Contabilidad entrega, debe comenzar por entender este lenguaje. La comprensión de los conceptos básicos es esencial para el éxito de sus negocios.
TIPOS DE INFORMACIÓN QUE DEBE APORTAR UN CONTABLE (CONTADOR)
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CONTABILIDAD Y TENEDURÍA DE LIBROS
Se denomina teneduría de libros a la técnica de recopilar información originada en los negocios, clasificarla, sintetizarla y luego anotarla en registros especiales llamados libros de contabilidad. En la actualidad, los libros de contabilidad prácticamente no existen como tales, sino que toman la forma de registros mantenidos en bases de datos o dispositivos similares, pese a lo cual mantienen su nombre originario de libros, de acuerdo al Código de Comercio.
Los procedimientos para la teneduría de libros, para hacer los registros en ellos y para mantener la pista (trazabilidad) de las transacciones comerciales permitirán luego la elaboración de los tres estados financieros básicos que existen en el mundo de las empresas y que son conocidos como:
- Balance General o de Situación
- Estado de Pérdidas y Ganancias (también llamado de Resultados); y
- Estado de Flujos de Efectivo.
Prácticamente todos los procedimientos de teneduría de libros han sido sistematizados y, en la mayoría de los casos, pueden ser llevados con la ayuda de un ordenador.
La teneduría de libros es una parte muy importante del proceso contable, pero representa solo el comienzo de este.
En la mayoría de los países, entre ellos los de Latinoamérica, se requiere que la contabilidad sea llevada por profesionales contables autorizados, quienes firmaran los estados financieros.
La Contabilidad es el proceso de preparar y analizar estados financieros basados en las transacciones que se han registrado mediante el proceso de teneduría de libros. Pero va más allá de la teneduría de libros y del registro de la información económica, ya que comprende también el resumen y presentación de la información en una forma que permita y facilite la toma de decisiones dentro de la empresa.
¿QUIÉNES UTILIZAN LA INFORMACIÓN CONTABLE?
En el mundo de los negocios, la Contabilidad desempeña un rol de mucha importancia en el momento de tener que tomar decisiones críticas. Mientras más compleja sea una decisión, más detallada debe ser la información que se utilice. Las personas individuales y las empresas requieren de distintos tipos de información para tomar sus decisiones.
Los administradores de una empresa utilizan la información contable para la toma de decisiones, aunque la mayoría de ellos no son contables. En la siguiente tabla ilustramos algunas de las decisiones que los administradores necesitan.
ÁREAS EN LAS CUALES LOS ADMINISTRADORES USAN LA INFORMACIÓN CONTABLE
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Si no se cuenta con información contable adecuada, este tipo de decisiones sería muy difícil, incluso imposible de tomar.
Los bancos utilizan la información contable de forma continua. Su función consiste en pedirle dinero prestado a usted, o darle dinero, y con él generar más dinero, de forma que deben estar absolutamente seguros de que están tomando las decisiones adecuadas. La Contabilidad es fundamental para sus decisiones.
ÁREAS EN LAS CUALES LOS BANQUEROS UTILIZAN LA INFORMACIÓN CONTABLE
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Cabe destacar que los entes del gobierno basan sus regulaciones de control en la información contable que reciben.
LA RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO CONTABLE
Los estados financieros de una empresa son de gran interés para aquellos terceros interesados en ellos. El proceso de trasladar la información contable a los diversos usuarios de la misma se caracteriza por su enorme complejidad. Que los informes financieros sean más comprensibles para todos los usuarios tiende, al mismo tiempo, a hacerlos más complejos.
Esto es particularmente cierto a partir de la adopción prácticamente Universal de las International Financial Reporting Standards (IFRS) o, en su versión en castellano, Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF (también NIIC). Este nuevo cuerpo de normas financieras, ya en uso en gran cantidad de países, tiene como propósito lograr que los informes financieros de una empresa sean comprensibles para cualquier stakeholder (accionista) o (tercero interesado), independientemente de en qué lugar geográfico estén.
Las NIIF constituyen el núcleo fundamental de la información contable a emitir por las empresas de todo el mundo, por lo que cualquier entidad de negocios podría presentar sus estados contables recurriendo solamente a las mismas.
Sin embargo, hasta el momento, no todos los países han puesto en vigencia esta norma; en general, los países desarrollados y algunos con tradición contable han optado hacerlo.
Un sólido conocimiento de la contabilidad es útil, tanto para personas individuales como para administradores o propietarios de empresas qué toman sus decisiones basándose en la información que proporcionan los documentos contables.
LOS ESTADOS FINANCIEROS
Los contables aportan información para los usuarios, usando para ello reportes (informes) que reciben el nombre de estados financieros.
Los estados financieros se deben emitir de manera mensual y el final, de manera anual. Sin embargo, las exigencias propias de la dinámica actual de negocios bien pueden requerir que la información contable básica esté disponible en línea para los administradores de las empresas, sin perjuicio del requerimiento de estados financieros completos con frecuencia mensual o trimestral.
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados gobiernan la preparación de los estados financieros. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) han sido definidos como un conjunto de objetivos y principios que rigen la preparación y presentación de los estados financieros. A este respecto, debe tenerse presente lo señalado por las normas internacionales denominadas IFRS o NIIF.
LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS
Los estados financieros básicos incluyen el Balance General (o balance de situación), el estado de Ingresos y Gastos (también llamado Estados de Resultados, o cuenta de pérdidas y ganancias, o cuenta de resultados), el Estado de Flujos de Efectivo (o cash-flow) y el estado de cambios en el Patrimonio Neto (también llamado de cambios en los beneficios retenidos o acumulados).
El Balance General es el estado que presenta los activos que la empresa posee (definidos como los bienes y derechos que le permitirán ingresos actuales o futuros) y los pasivos (definidos como pasivos exigibles; esto es, las deudas y compromisos que la empresa ha contraído con terceros).
El Estado de Ingresos y Gastos muestra, por una parte, todos los ingresos que la empresa ha recibido en el período cubierto por dicho estado, como también los gastos en que ha incurrido en ese mismo lapso para obtener esos ingresos. Si se toma el total de los ingresos y se resta el total de los gastos, se llega al resultado del ejercicio, que puede ser un beneficio o una pérdida.
El Estado de Flujos de Efectivo muestra con qué cantidad de efectivo se iniciaron las operaciones, qué cobros y pagos se efectuaron durante el período y cuánto es el efectivo remanente al finalizar el mismo.
El Estado de Cambios en los Beneficios Retenidos muestra cómo ha cambiado el saldo de los beneficios retenidos durante el período de tiempo (sea anual, trimestral o mensual) al cual correspondan los estados financieros del caso. Normalmente, hay solo dos tipos de acontecimientos que harán cambiar el saldo inicial:
- La compañía ha logrado beneficios, lo cual generará un incremento en los beneficios acumulados, o la empresa experimentará una pérdida, lo que hará disminuir los beneficios acumulados, y
- Los propietarios de la empresa retirarán fondos, lo cual hará disminuir el saldo, o invertirán más dinero en el negocio, incrementando así el saldo.
Ninguno de estos estados financieros, de forma aislada, puede contar la historia de la empresa. Tenemos que aprender a leer, entender y analizar estos estados en su conjunto para poder tomar cualquier tipo de decisión en la empresa. Además de los estados financieros, debemos conocer el sector en el cual opera la empresa y la situación de la economía en general.
En cuanto a la forma de constitución de las empresas, si bien existen diversas tipologías, en general conviven tres tipos distintos, que son las empresas unipersonales, o con propietario único, las sociedades anónimas y limitadas.
¿DE QUÉ FORMA PRESENTAN LA INFORMACIÓN CONTABLE LAS EMPRESAS?
Las entidades unipersonales son empresas donde el dueño es una sola persona, como usted o yo. Estos tipos de negocios tienden a ser de pequeños empresarios que inician actividades como emprendedores. La gran mayoría de las empresas pequeñas se inician con un solo propietario. Estas compañías están en manos de una sola persona, quien normalmente es responsable de las operaciones diarias para su funcionamiento. Los propietarios únicos poseen todos los valores de la empresa y las ganancias generadas por esta. También asumen la responsabilidad total por cualquiera de los pasivos o deudas. La contabilidad que llevan estas empresas incluye solo los registros del propio negocio, no los registros financieros del dueño como persona.
ATENCIÓN
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Las sociedades anónimas son entidades constituidas con un mínimo de dos accionistas, en la que comparten la propiedad de un solo negocio o empresa. Estos propietarios pueden tomar parte en la dirección de la empresa o no. Muchos de estos accionistas son simples ciudadanos que invierten dinero en estas sociedades mediante las acciones de capital que han comprado.
En una sociedad anónima, una persona se convierte en propietario mediante la compra de acciones de capital, transformándose en un accionista.
Los accionistas pueden tener o no derecho a voto en las decisiones que afectan a la empresa a largo plazo, dependiendo del tipo de acción que hayan comprado. Además, por el hecho de ser simplemente un accionista, no se adquiere derecho a la toma de decisiones en las operaciones del día a día.
Al igual que en los otros dos tipos de organización empresarial, en este caso también los registros contables de la sociedad anónima se llevan de forma separada respecto de aquellos correspondientes a los accionistas comunes o propietarios.
Los registros contables de las empresas unipersonales son menos complejos que los correspondientes a sociedades anónimas, dado que existe una estructura de capital muy simple y un solo propietario. En el caso de las sociedades anónimas, están los accionistas, quienes adquieren una parte de la propiedad de la empresa, mediante la adquisición de las acciones comunes que conforman su capital.